Desde hace varios años, a través la coordinadora de AMPAs “ATRIL”, que agrupa a los centros docentes públicos del barrio de Santa María de Benquerencia de Toledo, venimos colaborando en la gestión de las actividades extraescolares de los cinco Colegios de Infantil y Primaria.

No es ningún secreto que la organización de este tipo de actividades supone un auténtico quebradero de cabeza para las AMPAs, pues en la mayoría de las ocasiones las juntas directivas nos vemos obligadas a hacer auténticos encajes de bolillos para conseguir que cada alumno o alumna pueda realizar la actividad que desea.

La colaboración de las distintas AMPAs en esta materia viene motivada en primer lugar por la cercanía existente entre cada uno de los cinco colegios que las desarrollan (la distancia más larga en línea recta entre uno y otro apenas supera los 1.500 metros). Esta proximidad favorece en gran medida el interés de los alumnos y alumnas por las actividades ofrecidas en otros centros distintos del suyo.

En segundo lugar, no debemos olvidar que las actividades extraescolares persiguen un doble objetivo:

1. Potenciar la apertura del centro a su entorno.
2. Procurar la formación integral del alumnado.

Por este motivo, ya que nuestras AMPAs comparten un mismo entorno y un mismo alumnado, nos dimos cuenta de que en realidad teníamos un mismo objetivo, que nos animó a colaborar entre nosotros para así ayudarnos mutuamente a alcanzarlo.

A día de hoy nos alegramos que poder decir que, gracias a la colaboración de las cinco AMPAs, estamos gestionando más de 650 inscripciones de alumnos y alumnas para una oferta de más de 100 actividades en distintos horarios y grupos. Aunque para llegar a este punto ha sido necesario seguir una serie de pasos que, aunque a simple vista pudieran parecer muy sencillos, a menudo no lo son tanto debido a las circunstancias en que solemos trabajar las AMPAs, y sobre todo la falta del tiempo tan necesario para estas y tantas otras empresas.

PRIMER PASO: LLEGAMOS A UN ACUERDO

Un buen día, hace ya algunos años, las AMPAS del Barrio de Santa María de Benquerencia se reunieron y tuvieron a bien llegar a un acuerdo que les beneficiaba a todas por igual: a partir de aquél día, cada AMPA aplicaría a las familias asociadas a cualquiera de las demás los mismos descuentos y beneficios para las actividades extraescolares que aplicaba a sus propios asociados.

SEGUNDO PASO: DIALOGAMOS

El primer paso ya suponía todo un logro, pero aún las familias tenían que recorrer los distintos colegios preguntando qué oferta de actividades tenían allí y, por desgracia, muchas de ellas se repetían coincidiendo incluso en día y hora con el resto de los colegios.

Por tanto, la solución más fácil estaba en que las AMPAs se reunieran previamente, estudiaran la demanda existente entre los padres y madres y la oferta que cada una de ellas tuviera pensado hacer e hicieran de este modo una oferta conjunta de actividades que se complementaran unas a otras y así se hiciera llegar a las familias.

TERCER PASO: COOPERAMOS

El segundo paso ya estaba bastante bien, el único problema residía en que con todo las familias tendrían que rellenar una hojita de inscripción para cada una de las AMPAs en cuyas actividades quisiera participar o, lo que solía ocurrir en la mayoría de los casos, indicaban todas sus preferencias en una única solicitud de la cual era necesario sacar una copia para cada una de las AMPAs implicadas. En muchos casos se tramitaban las inscripciones en el último momento, una vez finalizado el período de inscripción, lo que provocaba que una gran cantidad de ellas procedentes de escolares otros colegios llegaban en algún momento a descolocar completamente el reparto de grupos que ya se había hecho para cada actividad.

Para paliar este problema, se nos ocurrió construir una aplicación web que permitiera a cada AMPA conocer en tiempo real el número total de alumnos que se habían inscrito en sus actividades. Su funcionamiento sería el siguiente:

1. Las familias rellenan la hoja de inscripción para apuntarse a cualquiera de las actividades ofertadas por las AMPAs del barrio y la entregan en su colegio.
2. Los responsables de extraescolares de cada AMPA recogen la hoja de inscripción y la introducen en la aplicación web.
3. A partir de ese momento cualquiera de las personas con acceso a la aplicación (ya sean los responsables de cada AMPA o los monitores encargados de impartir las actividades) tienen acceso en tiempo real a los datos de inscripción sobre sus propias actividades (aquellas que imparten en el caso de los monitores).
4. Adicionalmente, la aplicación permite sacar listados sobre las inscripciones existentes para la totalidad de sus actividades.